「リファレンスチェック」という言葉を耳にしたことはありますか？

外資系企業では以前から一般的ですが、日系企業などではまだ珍しく、「リファレンスチェックについてよく分からない」人が多いのも事実です。

そこで今回は、リファレンスチェックを実施するメリットや質問内容、流れについて詳しく解説します。

リファレンスチェックを実施する上でのポイントについて詳しく知りたい方は、ぜひご覧ください。

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、中途採用の選考にて、前職や現職で一緒に働いている第三者から、書類や面接ではわからない情報を取得することを言います。

リファレンスの主な依頼先(推薦者)は、前職や現職の上司・同僚・部下です。

リファレンスは、主に応募者自身がリファレンス先を提出するケースと、 応募企業自らリファレンス先を探して直接確認するケースの2通りがあります。

どちらも、リファレンスチェックをする旨について候補者から了承を得た上で、企業もしくは外部の委託業者が、電話やメールなどでヒアリングします。

一般的には、より多くの情報を取得するために、候補者の働きぶりや人物像をよく知る上司・同僚・部下の2人以上に依頼します。

リファレンスされる内容はさまざまですが、一般的には、在職時の仕事内容や成果、勤務態度、退職理由などを確認されることが多いようです。

一緒に働いていた第三者による勤務関連・人物像・スキルといった客観的な情報は、判断の根拠として意思決定の後押しになります。

また、本人の強みや弱み、活躍できる環境や業務内容など入社後のパフォーマンス向上に必要な情報も把握可能です。

リファレンスチェックの価値を高める質問内容は、大きく分けて3つに分類されます。

リファレンスチェックは候補者にとってメリットはあるのか？

リファレンスチェックは候補者にとってメリットはあるのか見ていきましょう。

平等でクリーンな選考を受けられる

リファレンスチェックの目的のひとつは公正でなおかつ平等な選考を行うのが目的です。

候補者の中には、面接時の発言において虚偽の事実や事実を誇張して述べる人もいます。

実際にあるケースは、学歴や職歴を偽ったり、記載したりするケースは稀にあります。

採用担当者は虚偽の情報を述べられてしまっては、公平な判断ができなくなってしまうので、第三者に申告事実が正しいか否かを確認することで、スムーズに選考を進めることが可能になります。

候補者側からみたメリットといえば、リファレンスチェックで第三者からのポジティブな評価を受けることで、一つ一つの発言に信憑性が生まれ、そのあとの選考が進めやすくなるといった点があります。

入社後のミスマッチが防げる

履歴書、職務経歴書などの選考書類や面接でわかる情報には限界があります。

面接の時間は限られていますし、採用担当者が、候補者本人の長所や短所、職務遂行能力を正しく判断できるとは限りません。

そういった前提を踏まえると、前職で一緒に働いていた第三者から実際の働きぶりや人物像などを聞くことは、自社のカルチャーとフィットするか、求めているスキル・人物像と合致しているかを判断する一つの大きな材料となり、結果的にミスマッチが軽減されます。

また、リファレンスチェックでは、候補者のポジティブ・ネガティブの両面の情報を確認されることから、より深く客観的に候補者の素質を判断する材料となりえます。

その結果、入社後の配置・初回業務の設計が最適化され適材適所な登用が可能となり、結果的に候補者の入社後の活躍が早まることが期待できます。

リファレンスチェックはどのタイミングでする？

リファレンスチェックは内定を決定する前や、候補者が絞られた最終面接の段階で行うのが一般的です。

エンワールド・ジャパンの調査によると、実際に最終面談後に実施している企業は62％程であるというデータもあります。（もちろん、タイミングは必ずしも選考の最終段階と決まっているわけではないので、選考初期段階や中盤で行う場合もあります）

どのタイミングで行う場合であっても、具体的な流れは変わりませんので、以下でざっと確認しておくと安心できるでしょう。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックの流れについて見ていきましょう。

採用する企業が依頼先(推薦者)を探す場合

1. 実施の説明を受け、承諾を求められる
2. 企業へ依頼者（確認先）の連絡先を伝える
3. 企業と依頼者（確認先）内で、リファレンスチェックを行う日程調整を行う
4. 実施

候補者自身がリファレンスの依頼先(推薦者)を指定する場合

1. 実施の説明を受け、承諾を求められる
2. 候補者自身が依頼者（確認先）を探す
3. 実施

いずれの場合も、「誰に書いてもらうか」「誰に頼むといいのか」ということも重要になってきます。

依頼するときのポイントは、あなたのことをよく知っている人、そしてあなたの人柄や能力について話せる人に依頼することがベストです。

【現職中に転職活動をするケース】現職の職場に連絡がいくことはあるのか？

一般的には、そういったことはまずないと考えてよいでしょう。

リファレンスチェックは、基本的に候補者の同意をとることが必須です。

というのも、仮に同意をとっていないままリファレンスチェックを行うと、個人情報保護法に抵触してしまうことになります。

また、候補者が依頼先(推薦者)を指定するのが一般的ですので、選考中の企業が現職の上司や同僚を勝手に調べて連絡するということは現実的ではありません。

ただし、中にはリファレンスチェックについて知識がないまま、SNSで社員と共通の友人を探して、候補者の評判を確認しようとする企業・採用担当も一部存在しており、そのような調査に対して候補者が対策するのは、残念ながら難しいです。

本人の同意なくリファレンスチェックをすることは個人情報保護法で禁じられていますので、応募企業がこのようなケースだった場合は、もはや応募自体を考え直してもよいかもしれません。

リファレンスチェックが原因で不採用となるケースはある？

前述のとおり、リファレンスチェックはほとんどの企業が選考の最終段階で行っています。

つまり、リファレンスチェックを求められる時点で、ほとんど採用が内定しているという場合も多く存在しています。

しかし、当たり前ですが、提出書類や面接時の発言に虚偽が判明したり、リファレンス結果があまりにもひどかったりする場合には、不採用となるケースも存在するでしょう。

リファレンスチェックは日頃の行いが重要

リファレンスチェックは、選考材料に虚偽がないかどうかの確認に加え、日ごろどれだけ社内でコミュニケーションをとっているか、どれだけ信頼されているかといった点についてのチェックでもあります。

リファレンスチェックを受ける側も、そのために忙しい中時間を割いて、回答を考えるという手間をかけなければならないということを踏まえても、いざ転職となった場合に快くリファレンスチェックを引き受けてくれるような関係を作っておくことが重要です。

リファレンスチェックは、選考書類や面接ではわからない情報を取得し、ミスマッチを防いで最適な人材の採用に役立ちます。

元々は企業側にメリットがある制度として存在しているシステムですが、見方を変えれば候補者にとってもメリットがある制度といえます。

流れを把握して上手く活用できるようにしましょう。